office 2013
ImpresiĆ³n (I)
8.1. Imprimir
Para imprimir una presentaciĆ³n podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir a la pestaƱa Archivo y seleccionar Imprimir. VerĆ”s una pantalla similar a la siguiente.
A la derecha podrĆ”s ver una vista previa de las diapositivas tal y como se imprimirĆ”n. Si te gusta el resultado serĆ” suficiente con pulsar el botĆ³n Imprimir que hay en la zona superior y ya dispondrĆ”s de tu copia impresa. Eso es todo. Pero claro, como siempre, dispondremos de una serie de opciones de configuraciĆ³n que nos ayudarĆ”n a lograr el resultado deseado. Estas opciones son las que vamos a ampliar a lo largo del tema.
Consejo: Antes de lanzar la impresiĆ³n debemos pararnos a pensar si es realmente necesario hacerlo. Si las copias son para la audiencia deberemos plantearnos la posibilidad de publicar la presentaciĆ³n en una ubicaciĆ³n compartida, de forma que puedan descargarla e imprimirla Ćŗnicamente si les interesa conservarla. AsĆ, ahorraremos tinta y papel, ademĆ”s de trabajo y tiempo.
8.2. Vista preliminar
Como hemos dicho, en la zona de la derecha de la ventana de impresiĆ³n vemos la vista preliminar de la diapositiva.
Podemos cambiar de una diapositiva a otra a visualizar:
-
Moviendo la barra de desplazamiento vertical que hay justo a la derecha de la vista previa.
-
O bien escribiendo el nĆŗmero de la diapositiva a visualizar o haciendo clic en las flechas desde la zona inferior.
Justo a su lado encontramos una herramienta de zoom para acercar o alejar la diapositiva. Lo haremos pulsando los botones - y + o bien deslizando el marcador. El botĆ³n de la derecha permite ajustar la diapositiva para que se vea entera con un solo clic.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el ejercicio Vista previa
ImpresiĆ³n (II)
8.3. Opciones de impresiĆ³n
En la zona izquierda de la ventana dispondremos de una serie de opciones de configuraciĆ³n de la impresiĆ³n, que nos permitirĆ”n:
-
Elegir cuĆ”ntas copias imprimir de la presentaciĆ³n.
-
Escoger quĆ© impresora queremos utilizar, en caso de que no queramos utilizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto. TambiĆ©n podremos modificar las Propiedades de impresora seleccionada, para por ejemplo cambiar la calidad de impresiĆ³n o el tamaƱo de papel.
-
Opciones de ConfiguraciĆ³n como:
- QuĆ© diapositivas imprimir: todas, las seleccionadas, las que estĆ©n dentro de un rango o sĆ³lo la que se muestra actualmente en la vista previa. En el caso de querer imprimir sĆ³lo unas determinadas o un rango deberemos indicar cuĆ”les en el cuadro que hay justo debajo.
- La forma en que queremos imprimir las diapositivas. Si queremos imprimir sĆ³lo las diapositivas, o tambiĆ©n las notas. E incluso podremos indicar cuĆ”ntas diapositivas imprimir por cada pĆ”gina impresa, etc. Este menĆŗ es interesante asĆ que lo veremos con mĆ”s detalle.
- La intercalaciĆ³n. Cuando imprimimos varias copias sin intercalaciĆ³n se imprime X veces cada pĆ”gina, por ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 serĆa la impresiĆ³n de tres copias de una presentaciĆ³n que ocupa cuatro pĆ”ginas. En cambio, si utilizamos el intercalado, se imprime el trabajo completo, una vez tras otra. El mismo ejemplo serĆa: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4
- El color. Puesto que en una presentaciĆ³n se tiende a utilizar muchos elementos grĆ”ficos, imĆ”genes, fotografĆas y fondos coloridos para hacerla mĆ”s vistosa, podemos escoger fĆ”cilmente desde este menĆŗ si queremos que la copia impresa sea en color, en escala de grises o enblanco y negro.
- Editar encabezado y pie de pƔgina. Lo veremos con detalle en esta unidad.
8.4. ĀæQuĆ© y cĆ³mo imprimir?
En la ventana de impresiĆ³n, dentro de la secciĆ³n ConfiguraciĆ³n, encontramos un menĆŗ que por defecto muestra seleccionada la opciĆ³n Diapositivas de pĆ”gina completa. Sin embargo este menĆŗ dispone de otras opciones muy interesantes, que vamos a ver en este apartado.
DiseƱo de impresiĆ³n.
En esta secciĆ³n podremos escoger entre dejar que se imprima cada diapositiva en una pĆ”gina, o imprimir la vista Esquema o la PĆ”gina de notas.
La impresiĆ³n del esquema tiene la ventaja de que, en una sola pĆ”gina, nos muestra todos los tĆtulos de diapositiva y los textos que incorporan. Sin embargo, no debes olvidar que no se imprimirĆ”n elementos grĆ”ficos ni cualquier otro tipo de contenido que no sea texto.
La vista pĆ”gina de notas ya la vimos en la unidad anterior. Se imprimirĆ” de acuerdo con su patrĆ³n, y tal y como la hayamos configurado.
NĆŗmero de diapositivas por pĆ”gina.
La impresiĆ³n por defecto imprime una diapositiva por pĆ”gina. La mayorĆa de veces esto es un derroche innecesario, porque las diapositivas contienen poca informaciĆ³n y prĆ”cticamente gastamos mĆ”s tinta imprimiendo el fondo de la diapositiva que la informaciĆ³n en sĆ.
Por eso, PowerPoint nos facilita la impresiĆ³n poniendo a nuestra disposiciĆ³n distintas distribuciones que permiten imprimir varias diapositivas por pĆ”gina: 1, 2, 3, 4, 6 y hasta 9. En funciĆ³n del contenido de nuestra presentaciĆ³n trataremos de incluir el mĆ”ximo nĆŗmero posible de diapositivas sin comprometer la legibilidad. Estas distribuciones se llaman Documentos.
Otras opciones.
TambiĆ©n desde este menĆŗ podremos activar o desactivar las opciones Enmarcar diapositivas (dibujan un fino borde a cada una de ellas), Ajustar al tamaƱo del papel y Alta calidad.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el ejercicio ImpresiĆ³n
ImpresiĆ³n (III)
8.5. PatrĆ³n de documentos
Los documentos siguen un patrĆ³n que podemos modificar para alinear de forma distinta las diapositivas, quitar o aƱadir informaciĆ³n como la numeraciĆ³n, o incluir elementos interesantes como un logotipo o un espacio donde la audiencia pueda realizar anotaciones. Como siempre, para modificar el patrĆ³n deberemos ir a la pestaƱa Vista y seleccionar la opciĆ³n PatrĆ³n de documentos.
La cinta mostrarĆ” una ficha especĆfica, al igual que hacĆa con el resto de patrones que ya hemos ido viendo a lo largo del curso. ObservarĆ”s que muchas de las herramientas ya las conocemos.
Podremos modificar su tema o su fondo, y activar/desactivar el encabezado, pie, la fecha de impresiĆ³n o el nĆŗmero de pĆ”gina. TambiĆ©n modificar la orientaciĆ³n de la pĆ”gina o de las diapositivas dentro de ella.
Prestaremos especial atenciĆ³n a la herramienta Diapositivas por pĆ”gina.
AhĆ veremos los distintos formatos de impresiĆ³n para los documentos. Lo Ćŗnico que deberemos hacer es seleccionar uno y se mostrarĆ” en la zona de trabajo su patrĆ³n, para que podamos modificarlo.
Una vez los hayamos configurado de acuerdo con nuestras necesidades podremos Cerrar vista patrĆ³n y volver al menĆŗ Archivo > Imprimirpara proceder a la impresiĆ³n del documento de acuerdo con el nuevo formato de la pĆ”gina.
8.6. TamaƱo de diapositiva
Tanto en el patrĆ³n de la pĆ”gina de notas que vimos en el tema anterior, como en el patrĆ³n de documentos que acabamos de ver, encontramos la opciĆ³n TamaƱo de diapositivaen la cinta.
Si hacemos clic en ella y despuƩs pulsamos Personalizar tamaƱo de diapositiva, se abrirƔ el siguiente cuadro de diƔlogo:
En Ć©l podremos configurar el ancho y el alto de las diapositivas para cada tipo de salida. Por ejemplo, podrĆamos indicar que tengan un tamaƱo en pantalla y otro en la hoja A4que imprimiremos. TambiĆ©n podremos cambiar la orientaciĆ³n de las notas, documentos o esquemas y la orientaciĆ³n de las diapositivas de forma independiente en el patrĆ³n.
ImpresiĆ³n (IV)
8.7. Encabezado y pie de pƔgina
El encabezado y el pie de pĆ”gina no es mĆ”s que texto que se muestran en cada una de las pĆ”ginas al imprimirse. En ellos normalmente incluimos el nombre del ponente, el tema a tratar o el simpĆ³sium o foro que acoge nuestra presentaciĆ³n.
En la zona inferior de la ventana de impresiĆ³n que se muestra en Archivo > Imprimir encontraremos el enlace Editar encabezado y pie de pĆ”gina, que nos permite incluir este tipo de elementos desde un cuadro de diĆ”logo como el que mostramos a continuaciĆ³n:
Vemos que hay una serie de opciones disponibles para configurar los elementos que queremos incluir.
En la pestaƱa Diapositiva podremos incluir:
-
La fecha. Se insertarĆ” automĆ”ticamente a la actual, o bien una fija que nosotros escojamos, si asĆ lo deseamos.
-
El nĆŗmero de diapositiva.
-
Pie de pƔgina. Compuesto por el texto que introduzcamos en su correspondiente cuadro.
En el ejemplo de la imagen hemos activado la fecha, que se mostrarĆ” en la presentaciĆ³n en pantalla. En la vista previa de la derecha vemos un recuadro negro en la esquina inferior derecha, esa es la posiciĆ³n que tiene asignada la fecha. SegĆŗn activemos o desactivemos las distintas opciones, se mostrarĆ”n cuadros de color negro indicando su posiciĆ³n.
En la pestaƱa Notas y documentos para distribuir encontramos las mismas opciones que acabamos de ver, y ademĆ”s el Encabezado de pĆ”gina, que es exactamente igual que el pie: una zona para la introducciĆ³n del texto.
Si activamos las opciones de encabezado y pie en esta pestaƱa se incluirĆ”n en los documentos y en las pĆ”ginas de notas que normalmente tienen como finalidad la impresiĆ³n, y no en la presentaciĆ³n en pantalla.
ImpresiĆ³n (V)
8.8. La impresora
La impresora es uno de los perifƩricos mƔs utilizados del ordenador.
Hoy en dĆa es muy fĆ”cil instalar nuevos dispositivos hardware, como impresoras, ya que la mayorĆa utilizan la tecnologĆa Plug&Play que hace que el sistema operativo reconozca la nueva impresora inmediatamente despuĆ©s de conectarla al ordenador y que no tengamos que hacer nada para instalarla. Esto es especialmente cierto en los sistemas operativos mĆ”s actuales, y en ordenadores que tienen acceso a internet. Por ello, no vamos a entrar en detalle sobre cĆ³mo instalar la impresora de forma manual, ya que con la tecnologĆa actual rara vez necesitaremos hacerlo y la forma de hacerlo puede variar de un sistema operativo a otro.
Como hemos visto en el tema, en la ventana de impresiĆ³n, podemos seleccionar la impresora de entre las que tenemos instaladas. Ahora vamos a introducir un nuevo concepto: la impresora virtual.
La impresora virtual es una impresora que no existe fĆsicamente. Es una especie de "engaƱo" al sistema. Se trata de un programa que se hace pasar por impresora, pero en vez de enviar la informaciĆ³n que se imprime a la bandeja de impresiĆ³n, lo que hace es imprimirlo como un archivo. Es decir, que aparecerĆ” un cuadro de diĆ”logo preguntĆ”ndonos dĆ³nde guardar el archivo.
Existen impresoras virtuales que imprimen a PDF, por ejemplo. Aunque lo normal es que dispongamos de la que incluye Windows, llamada Microsoft XPS Document Writer, que imprime un archivo de formato .xps.
Puede que estas impresoras virtuales te sean alguna vez de utilidad, o puede que no. Pero es interesante que sepas de su existencia, porque puede ocurrir que trates de imprimir y veas que tienes un listado de dos o tres impresoras disponibles, cuando en realidad sĆ³lo tienes una. Ahora ya conoces el motivo.
AdemĆ”s, te recomendamos que si tienes alguna impresora virtual instalada en tu ordenador la utilices para realizar pruebas de impresiĆ³n o los ejercicios. AsĆ no gastarĆ”s tinta ni papel.